Tiedonhallintamalli kuntoon Abakon avulla

Tiedonhallinta on organisaation toiminnan kannalta tärkeiden tietojen systemaattista, ymmärrettävää ja kokonaisvaltaista hallinnointia. Oikeusrekisterikeskus toteutti Abakon kanssa proof of concept -projektin oman tiedonhallintamallinsa laatimisen, käytön ja ylläpidon tehostamiseksi.

Vuonna 2020 astui voimaan tiedonhallintalaki Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019). Lain tarkoitus on varmistaa viranomaistiedon yhdenmukainen ja laadukas hallinta, tiedon turvallinen ja tehokas hyödyntäminen ja käsittely sekä tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuus.

Tiedonhallintalaki edellyttää tiedonhallintayksiköiltä muun muassa tiedonhallintamallin laatimista ja ylläpitoa. Tiedonhallintamallissa kuvataan organisaation toimintaprosessit, tietovarannot, tietoaineistot, tietojärjestelmät sekä tietoturvallisuustoimenpiteet. Mallin toteuttaminen saattaa olla organisaatioille haasteellista sen laaja-alaisuuden vuoksi.

Oikeusrekisterikeskus lähti toteuttamaan itselleen tiedonhallintamallin hallinta- ja ylläpitotyökalun PoC-pilottitoteutusta yhteistyössä Abakon kanssa. Pilotin tavoitteena oli kokeilla miten Tiedonhallintalautakunnan suosittaman tiedonhallintamallipohja-Excelin mukaisia tietoja voitaisiin hallita ja ylläpitää tehokkaammin.

Mittava määrä tietoa hallittavaksi

Oikeusrekisterikeskuksen tietoarkkitehti Merja Tavajärvi-Mikkonen kertoo, että ORK:n tiedonhallinnan piirissä oleva tietomäärä on laaja. “Tehtävämme on muun muassa vastata Oikeusministeriön hallinnonalan keskeisten rekistereiden rekisterinpitotehtävistä, varallisuusrangaistusten täytäntöönpanosta sekä oikeushallinnon tietojärjestelmien kehittämisestä ja ylläpidosta. Tuotamme IT- ja asiantuntijapalveluita koko oikeushallintoon, noin 9300 työntekijälle.”

Tiedonhallintamallit on laadittu ja ylläpidetty Oikeusministeriön hallinnonalalla pääsääntöisesti Excel- ja Word-tiedostoissa tiedonhallintayksiköittäin. “Ylläpito- ja hallintamallimme ovat olleet osin puutteellisia, eikä niitä ole saatu käytännössä kunnolla toimimaan. Siksi myös tietojen hyödyntäminen toimintamme tukena on jäänyt vähäiseksi.”

Käytännön esimerkkinä Merja Tavajärvi-Mikkonen avaa tietojen päivitysprosessia. “Jos vaikkapa johonkin tiedonhallintamallin tietoon tulee muutostarve, esimerkiksi tietosuojavastaava vaihtuu, tulee tieto käydä päivittämässä kaikkiin tietosuojaselosteisiin sekä tiedonhallintamalliin. On aivan selvää, että tällainen toimintatapa vie paljon aikaa. Se myös lisää inhimillisten virheiden mahdollisuutta päivitystyössä.”

Oikeusministeriön hallinnonalalla on parhaillaan meneillään tietoarkkitehtuurin kehittämisen hanke, jonka osa-alueeksi haluttiin liittää myös tiedonhallintamallien kehittäminen. ORK kävi tiedonhallintamallien hallinta- ja kehitystyökalujen tarpeista markkinavuoropuhelun mahdollisten toimittajien kanssa alkukesästä 2022. “Tarpeisiimme ei löytynyt markkinoilta suoraan toimivaa työkalua, joten lähdimme pilotointiin yhdessä Abakon kanssa. PoC-pilottia on tarkoitus laajentaa myöhemmin koko Oikeusministeriön hallinnonalalle.”

Hanke käyntiin kolmen kuukauden tehostartilla

Tiedonhallintamallityökalun PoC-projektin kick-off järjestettiin lokakuussa 2022 ja tavoitteeksi sen valmistumiselle asetettiin alkuvuosi 2023. “Projekti alkoi työryhmän määrittelyllä. Abakolta projektiin osallistui toimitusjohtaja, projektipäällikkö, tietoarkkitehti, UX-suunnittelija ja projektiassistentti. Yhteydenpito sovittiin hoidettavaksi projektipäällikön kautta. Tämä oli toimiva ratkaisu, sillä hän tunsi toimintaamme jo entuudestaan eli perehdyttämistä ei tarvittu. Koko tiimi pääsi nopeasti aiheeseen sisälle ja ymmärsi sen monimuotoisuuden.”

Projekti lähti alusta asti etenemään sujuvasti. “Tiedonhallintamallityökalun Poc-pilotti kattaa kuvauksen yhdestä yksittäisestä tehtävästä, siihen liittyvistä prosesseista ja niistä syntyvästä tietoaineistosta sekä siitä, mihin järjestelmiin edellä mainitut liittyvät. Tämän kokonaisuuden dokumentoimme aivan ensimmäiseksi. Seuraavaksi syntyi tiedonhallintamallin määrittelymateriaali ja sen pohjalta toiminnallinen demoversio. Projektin edetessä palaveerasimme viikoittain ja koostimme palavereistamme muistioita, joiden pohjalta työtä vietiin eteenpäin. Iteratiivinen toimintamalli ja tiimin hyvä vuorovaikutus mahdollistivat sen, että turhalta virheiden tai väärinymmärrysten korjaamiseen käytetyltä ajalta säästyttiin. Oman kokemukseni mukaan Abakon toimintatapa on hyvin ketterä. Tämä vaikutti suuresti siihen, että projekti saatiin vietyä läpi suunnitellusti.”

ORK:n tiedonhallintamallin PoC valmistui aikataulun mukaisesti alkuvuodesta 2023. “Nyt pääsimme testaamaan mallia käytännössä ja katsomaan, miten se tulisi vaikuttamaan toimintaamme.”

Työajan säästöä ja laadukkaampaa tietoa

ORK on nyt testannut Abakon Stato Sigma Tiedonhallintamoduulia käytännössä kevään 2023 ajan. Jo tässä kohtaa se on osoittaunut varsin toimivaksi. “Suurin mallin käyttöönotosta seuraama hyöty on aivan ehdottomasti ollut ajansäästö ja sitä kautta työajan tehostuminen. Kun tietoja on tarve päivittää, tehdään päivitys nyt vain yhteen paikkaan useiden sijaan. Tämä vähentää virheiden määrää ja parantaa siten tiedon laatua.”

Jotta Stato Sigma -tiedonhallintamoduulin käyttötarve tulisi mahdollisimman hyvin testivaiheessa havaittua, on pilotin laajuutta tarkoitus kasvattaa vielä vuoden 2023 aikana. “Seuraavaksi laajennamme proof of conceptia myös muiden Oikeusministeriön hallinnonalan tiedonhallintayksikköjen tiedonhallintamalleihin rikosprosessin osalta.”

Kaikille, jotka haluavat tehostaa tiedonhallintaansa

Tiedonhallintamallin rakentaminen on lakisääteisyytensä vuoksi aihe, joka on tavalla tai toisella hoidettava julkishallinnon organisaatioissa kuntoon. Merja Tavajärvi-Mikkosen mukaan hanke voi olla laajuutensa vuoksi monelle liian iso pähkinä purtavaksi ilman ulkopuolista apua. “Mallin rakentamisessa on monia haasteita aina kokonaisuuden hahmottamisesta tiedonhallintamallin toteutukseen, ylläpitoon sekä tehokkaaseen hyödyntämiseen. Kyseessä on siis varsin mittava projekti.”

Tiedonhallintamallin rakennushankkeeseen kannattaakin ottaa mukaan asian ymmärtävä ammattilainen. “Koska Abako on itse kehittänyt työkalun juuri tiedonhallintahaasteiden selättämiseen, on heillä tästä aiheesta syvällisesti asiantuntemusta. Stato Sigma Tiedonhallintamoduuli voikin mielestäni olla oiva työkalu kaikille julkishallinnon toimijoille.”

Haittaa ei ole siitäkään, että projektin läpivienti sujuu ammattilaisen luotsaama ketterästi. “Kokemukseni mukaan Abakon kanssa työt saadaan sujuvasti ja ilman turhia mutkia valmiiksi. Me tilasimme heiltä tiedonhallintaamme proof of concept -mallin, mutta saimmekin toimivan työkalun.”